Google サービス（G Suite）を使うと何がいいの？共同編集ツールの魅力

G Suite を使うことのメリット

G Suite とは

G Suite は Google が提供している法人や教育機関などの組織で使用するのに最適化されたクラウドのサービスです。

G Suite にはたくさんのソフトが含まれています。
Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ、スプレッドシート、Google スライド、などなど、たくさんのそふｔドキュメントなど、組織でのコラボレーションに必要な機能をパッケージしたサービスで、様々なパソコンやスマートフォン、タブレットなどからシームレスに利用することができ、個人やチームの生産性を飛躍的に高めます。

いつでもほかの人に見せられる！

私はかつて大学受験の塾を運営していたことがあります。
その時の教え子で、今は優秀な大学生がふらっと私のところに訪ねてきてくれました。

大学の文化祭が近づいてきていて、文化祭でチュロスの屋台を出すので、そのために一緒に屋台を出すメンバーと情報共有したり、売上管理をするための資料を分かりやすく作りたい！と、相談に来てくれました。

近所で予定があって、たまたまその予定が早く終わった彼は、普段持ち歩いているノートパソコンをその日に限って持っていなかったのです。
スプレッドシートが便利だよ！ということや使い方を何度か指導していたのですが、
なんと！？自宅に置いてきたノートパソコンのExcel で資料を作成していて、まさかその日私と会うことになるとは思っていなかった、会ったらすぐに相談に乗ってもらえるとは思っていなかった、というのです。

もし、最初からGoogle スプレッドシートで資料を作成していたら、
私のブラウザからシークレットモードでログインしてファイルへのアクセスを行う、ということができたし、なんならスマホから共有権限だけ付与して、私のアカウントからそのファイルを編集することもできたでしょう。

チャンスもピンチも突然やってくるものです。
突然起こった出来事に対して、その瞬間に情報を共有できること、というのはこれから活躍するうえでとても重要なことです。

最初からみんなに共有するという意識が大事

いろんなチャンスやピンチが思いがけずに起こるものですが、この時の相談をよくよく聞いてみると、「みんなで文化祭の屋台を楽しく成功させたい」というのが、彼の真のかなえたいことだったのです。

自分のパソコンで、Excel で資料を作成するということは、途中の考察は一人で責任を持ち、最終的な決定事項をみんなに伝える、というコミュニケーションになりがちです。

みんなで楽しくイベントをやりきる！というのは、ひとりが考えた最も合理的、効率的なやり方に従ってもらうのではなくて、みんなの合意を形成しながら、途中の意思決定にみんなで納得しながら進めていくことだと思っています。

イベントの成功を実現するための、ひとりの影響力なんて大したものではありません。
どれだけ素晴らしい計画を立てられたとしても、それを実行してくれる仲間がいなければ、その仲間が納得して前向きに協力してくれなければ成功することは難しいです。

文化祭当日の役割分担、笑顔で接客をする、などができなければ、どれだけ戦略性のあるプランでも失敗してしまうのです。
共同編集ツールを最初から使い、みんなと協力し合ってプロジェクトを進めていく、という意識を目覚めさせてくれる、という意味でG Suite、スプレッドシートはとても役に立つツールなのです。

文化祭の屋台の売上管理をスプレッドシートでやる！

今回相談に来てくれたチュロス屋台をやりたい学生や、ほかの大学でチマキの屋台を出した学生さんは、こちらの動画で、資料の作り方をマスターしました。


スプレッドシートを使って売上管理や、文化祭イベントを楽しく管理したい！という人はぜひ参考にしてみてください！

作りたい資料や、大学生活での情報共有など困ったことがあれば、ぜひお問い合わせページから相談してみてください。

スプレッドシートをExcelにダウンロードする

作成したスプレッドシートはEXCELや PDF などの形式としてダウンロードすることができます。

「ファイル」をクリック。
「形式を指定してダウンロード」をクリック。
ダウンロードしたい形式をクリック。
指定した形式のファイルをダウンロードできました。
ダウンロードしたファイルでは、スプレッドシートとEXCELの機能や設定のすべてが完全に再現されるわけではなく、ピボットテーブルの設定やグラフの種類、文字のフォントなど高度な機能の一部は EXCEL では設定が再現されないことがあることに注意してくださいね。

解説は以上です。

チャット機能を使ってリアルタイムの共同編集を便利に！

スプレッドシートは共同編集ができるツールです。
同時に複数人でアクセスしてデータを編集している時、コメントをしながら編集することができます。
操作をしているスプレッドシート上でコミュニケーションできますので、作業を効率的に進められますね。

それでは、早速解説していきます。
「チャット」ボタンをクリックすることで、リアルタイムにスプレッドシート内でチャットを行うことができます。
このように同時にスプレッドシートを編集するとき、チャットで編集内容の明確な指示ができるととても便利ですね。


続いて、作業をしているスプレッドシートの中で、やり取りを完結させたり残したりする、という観点でとても便利なコメント機能について解説します。

コメントを記載したいセルをクリック。
「コメント」ボタンをクリック。
「コメント」をクリック。
コメントを入力して「コメント」ボタンをクリック。
コメントが記録されました。

コメントが記録されたセルの右上部分には、このように色がつきますので、コメントが記録されていることがわかりますね。
また「コメント」ボタンをクリックすることで、記録されたコメントを表示することができます。
コメントはスプレッドシートのセルに対して記載することができますので、このセルをこのように編集してください、とか、このセルをこのように編集しました、などの記録をコメントで残しておき、そのコメントに対する返信を行うことで、セルに対してコメントのやりとりを記録することができます。

さらに、コメントに対して「解決」ボタンをクリックすると、コメントに対する処理が解決したことを示し、コメントが見えなくなります。

解決されて非表示になったコメントは、「コメント」ボタンをクリックすることで過去のものを見たり、再表示してコメントを再開することができるようになります。

続いて、端にメモを残しておきたい時に使用する、メモ機能を解説します。
「ここのセルの数式でエラーが出ているので要修正！」などのメモを書いておけます。
メモは作業が終わって不要になったら削除することができます。

それではメモを追加していきましょう。
メモを作成したいセルをクリックします。
「挿入」をクリック。
「メモ」をクリック。
メモを記載します。
メモを削除する時は、メモを設定したセルを右クリックし、「メモを消去」をクリックします。

解説は以上です。

共同編集者とのコラボレーション機能〜同時に作業している人を確認してみよう〜

スプレッドシートは、共同編集ができるツールです。
同時に複数人がアクセスしてデータを編集している時、コメントをしながら編集することができます。
操作をしているスプレッドシート上で、コミュニケーションできますので、作業を効率的に進められますね。

それでは早速解説していきます。
同じファイルに複数の人が同時にアクセスしているときは、スプレッドシートの右上の部分にアクセスしているアカウント名が表示されます。
一般公開や、リンクを知っている人なら誰でも編集や閲覧ができるように設定していると、
アカウント名は「匿名〇〇」などで表示されます。
同時に閲覧・編集している人のアカウント名をクリックすると、その人が表示しているシートを開くことができ、どのセルを編集しているのかが分かります。

このように同時にスプレッドシートを編集するとき、誰がどのシートを表示していのか、誰がどのセルを編集してるのかがわかれば、2重、3重に別の人が作業してしまうことや、作
業する場所が違ったなどの誤りをあらかじめ防ぐことができてとても便利ですね。

解説は以上です。

セルに入力規則をつけてみよう〜選択肢からの入力、カレンダー形式での入力〜

ここまでで基本的なスプレッドシートへの入力や、入力内容やデータを見やすく加工する方法を学びました。

データの入力をもっと便利にしたり、データを共有するための方法を学んでいきましょう。

スプレッドシートはインターネットに接続できる環境さえあれば、指定した多数のメンバーと同時にデータの編集を行うことができます。
同時に編集を行うことで、作業を終わらせるために協力できる反面、データを入力する人の主観でデータの内容がばらつくことがあります。

例えば、日付のデータを数値の形式で入力する人もいれば、日付をテキストで入力する、西暦で入力する人もいれば、和暦で入力する人もいるはずです。
これらのばらつきを防ぐために入力規則を設定していきましょう。

それでは新しいシートを作成します。
「シートを追加」をクリックし「デリバリー予定表」という、シート名に変更しましょう。
A1セルから E11セルまで次のように入力してください。
動画ではあらかじめ用意した文字をペーストしていますが、皆さんは動画と同じように入力してみてくださいね。

それでは、作成した予定表の入力を行う各セルに対して、入力規則の設定を行います。
作成担当者には、入力をする担当者があらかじめ何名か決まっていれば、担当者の名前が選択されるようにし、入力しやすくすることができます。
E2セルをクリック。
「データ」をクリック。
「データの入力規則」をクリックし、条件を「リストを直接指定」に設定します。
内容に「担当者A,担当者B,担当者C,担当者名D,担当者E」と入力し、「保存」をクリックします。
E2セルに指定した入力規則に従って、入力時には選択リストが表示されます。

続いて日付に対する入力規則を設定していきましょう。
E3セルをクリック。
「データ」をクリック。
「データの入力規則」をクリック。
条件を「日付」に設定し、「保存」をクリックします。
E3セルに指定した入力規則に従って、入力時にはカレンダー形式の入力補助ツールが表示されています。

次に配達予定日に入力規則を設定していきましょう。
ここで、は配達予想日はデリバリー予定の作成日より、2日後からの設定が可能ということにします。
E4セルをクリック。
「データ」をクリック。
「データの入力規則」をクリック。
条件を「日付」に設定し、日付の右隣の条件を「次よりも後」に設定し、条件の右端に
=E3+1
と入力します。
これによりE3セルに入力した日付の1日後、よりも後の入力を行うことを条件として設定することができます。
無効なデータの場合「入力を拒否」にチェックをつけて、
デザイン「検証ヘルプテキストを表示」にチェック、
「作成日よりも2日以上後の日付を入力してください」を設定し、
「保存」をクリックします。

それでは、入力規則が効いているか確認してみましょう。
E4セルに日付以外の文字を入力。
設定したエラーメッセージが表示され、セルは空白のままとなりました。
E4セルに、E3セルの日付より2日後ではない日付を入力してみましょう。
同様にエラーメッセージが表示されました。
それではE4セルに入力規則を満たす日付を入力してみましょう。
入力が確定されます。

解説は以上です。

スプレッドシートでグラフを作ってみよう！

これまでにピボットテーブルを使ってデータを集計しました。
集計されたデータを分析するため、視覚的にわかりやすいグラフを作成していきましょう。
動画で使用しているサンプルデータはこちら↓
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1faFdd2_sQedmUzg09qyyITDv6L6Oc4nHPS8CQDMC9Pw/edit#gid=1157690380

データをグラフで分析するために、総計を対象から外していきます。
レポートエディタから今日の「合計の表示」のチェックを外します。
列も同様にチェックを外しておきます。

グラフにしたい範囲をドラッグ&ドロップ。
この時に範囲を広く設定しておくと、範囲が広がった時にも自動的にグラフが表示されるようになります。
「挿入」をクリック。
「グラフ」をクリック。
シートにグラフが挿入されました。
挿入したグラフのX軸に商品名、Y軸に販売金額が表示されていて、データが日付ごとに色付けされています。
X軸を日付、Y軸を販売金額とし、商品ごとに色分けするようにグラフをカスタマイズしてみましょう。
「行と列を切り替える」にチェック。
グラフの表示が変わりました。

続いて、グラフのタイトルやグラフ内の文字のフォントなどをカスタマイズしていきましょう。
「カスタマイズ」をクリック。
「グラフと軸のタイトル」をクリック。
タイトルテキストに「日付別商品別売上グラフ」と入力しましょう。
他にもグラフの書式の項目がたくさん表示されていますので、凡例の文字の大きさやフォントの変更をお好みで行ってみてくださいね。

続いてグラフの切り替え方法を紹介していきます。
「データ」をクリック。
積み上げのメニューから「標準」をクリックすると、積み上げ縦棒グラフになりました。

他にもグラフの種類から、様々なグラフを選択することができます。
グラフは、種類ごとに表現が得意な内容が異なります。
折れ線グラフは時系列での変化を捉えるのが便利ですし、棒グラフは比較、円グラフは構成比、を表すのに適しています。
最後に、グラフエディタは「×」ボタンで閉じる、またはグラフ対象データの範囲外をクリックすることで、非表示となります。
グラフ右上のメニューから「グラフ編集」をクリックすることで、再度メニューが表示されます。

解説は以上です。

ピボットテーブル応用術〜複数項目での集計〜

ピボットテーブルとは、行と列2つの方向からの条件と
同じデータを集計する機能で、データを分析するためにとても便利なものです。
それでは学んでいきましょう。
動画で使用しているサンプルデータはこちら↓
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1faFdd2_sQedmUzg09qyyITDv6L6Oc4nHPS8CQDMC9Pw/edit#gid=793623305


この動画では、集計行や集計列に複数の項目を表示させることや、
たくさんの集計方法について学びます。
レポートエディタの「行フィールドを追加」をクリック。
「販売担当者」をクリック。
集計行に、担当者名が追加されました。

レポートエディタの「グループ化販売担当者」をドラッグ&ドロップし、
グループ化商品名の上に移動させましょう。
集計行の商品名と販売担当者が入れ替わって表示されました。

次に、レポートエディタの「グループ化販売担当者」をドラッグ&ドロップし、
「列フィールドを追加」の下に移動させてみましょう。
今度は主系列に販売担当者が追加されました。

グループ化販売担当者の右側の「×」ボタンをクリックして、
項目を削除しておきましょう。

続いて、「グループ化商品名」の並べ替え商品名をクリック。
売上合計の「SUM」をクリック。
「総計」をクリック。
売上合計が小さい順、昇順に商品名の表示が並べ変わりました。

続いて並べ替え、昇順をクリック。降順をクリックすると、
売上合計が大きい順、降順に商品名の表示が並べ変わりました。

次に表示形式売上合計の「集計SUM」をクリックすると、
データの集計方法を選択することができます。
それぞれの集計方法については  Google スプレッドシートの
関数リストに掲載されていますので、
詳しく知りたい方は確認してみてくださいね。

最後に、レポートエディタは「×」ボタンで閉じる、
またはピボットテーブルの範囲外をクリックすることで非表示となります。
ピボッドテーブルの範囲内のセルをクリックすると再度表示されます。

ピボットテーブルを使用すると行と列での集計を行い、
集計項目の配置や集計方法の変更が簡単に素早くできることを体験しました。
多くの企業やスプレッドシートを利用している人は、
ピボットテーブルで自動的に表現されるような形式の集計を、
手で自分で作ってしまいがちです。

そうするとピボットテーブルで自動的に計算することができなくなったり、
集計項目が追加された時に素早く分析することができなくなってしまいます。
データを集計する時は焦らずに、最初から最終成果物を作ろうと思わず、
データベースをしっかり整えることをしてみましょう。

解説は以上です。